MenuZoekenEmail

Privacy verklaring Sociaal Portaal Hendrik-Ido-Ambacht

Aanleiding

U heeft contact opgenomen met het Sociaal Portaal Hendrik-Ido-Ambacht. (hierna SOPHIA) Binnen SOPHIA werken 2 teams nauw samen voor een zo goed mogelijke ondersteuning aan inwoners van de gemeente Hendrik-Ido-Ambacht.

  • Jeugdteam Ambacht(voor vragen rondom kinderen en jeugdigen van 0 tot 18 jaar)
  • Sociaal Wijkteam Ambacht (voor vragen en ondersteuning voor 18 jaar en ouder

Naar aanleiding van uw vraagstelling aan één van de teams willen wij u informeren over

  • Registratie van (uw) gegevens
  • Informatiedeling aan derden/samenwerkingspartners ( met uw toestemming)
  • Uw rechten m.b.t. de registratie van gegevens

De wet geeft ons de verplichting om u op een zo goed mogelijke manier te informeren over de registratie en hoe wij hiermee om willen gaan.


Grondslag voor verwerking van gegevens (art 6.1 AVG)

Uitgangspunt voor het registreren van gegevens is uw hulp- of ondersteuningsvraag en de door u gegeven toestemming tot verwerken van gegevens. Indien u zich meldt via onze meldingenmodule/Website dan vragen wij u om aan te vinken of u toestemming geeft tot het verwerken van de door u verstrekte gegevens, deze gegevens blijven binnen ons portaal. Indien wij hiervan af willen wijken dan informeren wij u en verzoeken u om toestemming tot doorgave. Als u zich meldt bij de inloopspreekuren dan zal onze medewerker u vragen om een toestemmingsverklaring te ondertekenen.
U geeft dan toestemming voor

  • Het delen van informatie/gegevens binnen het team/overleg
  • Het delen van uw gegevens aan derden, mits dit passend is bij uw ondersteuningsvraag (bijv. als wij u ondersteunen in een WMO aanvraag dan moet informatie worden gedeeld met de Sociale Dienst Drechtsteden

Kunnen wij hiervan afwijken?

De wet geeft ons ruimte om informatie te delen zonder uw toestemming als wij de inschatting maken dat er sprake is van "vitaal belang". Hiervan kan bijv. sprake zijn als onze medewerkers inschatten als er sprake kan zijn van (levens)bedreigende situaties.
Wij zullen u hierover ook informeren.


Samenwerkingspartners:

Onze teams bestaan uit medewerkers welke afkomstig zijn van verschillende samenwerkingspartners. Dit zijn de volgende partners

  • Vivenz, Maatschappelijke dienstverlening en jongerenwerk
  • Mee Plus
  • Dienst Gezondheid en Jeugd
  • Rivas Zorggroep
  • Eleos
  • Yulius
  • De Blije Borgh
  • Stichting Jeugdteams Zuid Holland Zuid

Medewerkers vanuit deze organisaties registreren gegevens van Sociaal Wijkteam en jeugdteam en niet in eigen systemen van de moederorganisaties. Zij werken onder de verantwoordelijkheid van de teams, in opdracht van de gemeente Hendrik-Ido-Ambacht.


Welke gegevens registreren wij?

Uitgangspunt is dat wij slechts die gegevens registreren welke u aan ons ter beschikking stelt. Wij zullen u vragen naar

  • Naam
  • Adres
  • Postcode en Woonplaats
  • Geboortedatum
  • Telefoonnummer
  • Email adres

Registratie van gegevens welke worden omschreven als Bijzondere Gegevens worden alleen dan geregistreerd als zij van belang zijn voor de verdere ondersteuning en met uw toestemming Dit betreft bij voorbeeld uw BSN nummer of informatie over uw gezondheid etc.


Uitgangspunt bij registratie binnen het Sociaal Portaal

Wij houden bij registratie van uw gegevens rekening met de volgende uitgangspunten

  • Gerechtvaardigdheid ( is het juist en noodzakelijk om (bepaalde)gegevens en informatie te registreren
  • Proportionaliteit (Wij registreren alleen die gegevens die voor onze dienstverlening noodzakelijk zijn)
  • Subsidiariteit ( wij registreren alleen de noodzakelijke gegevens, passend bij uw vraag)
  • Rechtmatigheid (mogen wij gegevens registreren)
  • Transparantie (is het duidelijk voor u wat wij registreren) Zijn wij open in onze communicatie
  • Doelbinding (alleen dat wat nodig is voor de doelen die u en wij stellen)
  • Juistheid (kloppen gegevens en informatie)

Delen wij informatie met derden?

In het belang van uw ondersteuningsvraag kan het voorkomen dat wij uw gegevens zullen/moeten delen met derden. (Denk hierbij aan de SDD ivm WMO aanvraag) Dit mogen/doen wij niet zonder u hiervan in kennis te stellen en uw toestemmingsverlening.
Wij delen geen informatie met instellingen buiten Nederland of aan internationale organisaties.


Kunt u uw toestemming intrekken?

Ja, u bent altijd in de gelegenheid om uw toestemming (schriftelijk) in te trekken. Dit kan voor onze registratie maar dit kan ook voor het delen van gegevens op specifiek gebied.
Wij vermelden dit dan in ons registratie systeem.


Ben ik verplicht om gegevens te verstrekken?

U bent niet verplicht tot het verstrekken van informatie aan ons. Het niet verstrekken van de juiste informatie kan gevolgen hebben voor het vervolg van onze dienstverlening. Indien dit het geval is dan zullen wij dit met u bespreken. Uw gegevens worden alleen gebruikt ten behoeve van onze dienstverlening aan u of uw gezinsleden. Zij zullen niet worden gebruikt voor geautomatiseerde besluitvorming.
Als het team op basis van de door u gegeven informatie moet overgaan tot besluitvorming dan zal dit plaatsvinden binnen het team van medewerkers binnen ons portaal. U wordt over dit besluit vervolgens geïnformeerd.


Kunnen uw gegevens ook op een andere manier bij ons worden gemeld?

Het is mogelijk dat uw gegevens bij ons binnenkomen terwijl u niet zelf deze informatie heeft verstrekt. Het kan zijn dat uw gegevens bij ons worden gemeld door een derde partij zoals een hulpverlener die bij u betrokken is of door bij voorbeeld een familielid of derde welke zorg heeft om uw situatie.
Indien dit gebeurd dan stellen wij de vraag of deze derde u heeft geïnformeerd over deze gegevensverstrekking en of u om toestemming is gevraagd. Het is de verantwoordelijkheid van de melder om dit met u te bespreken. Indien er geen toestemming is, dan mogen wij niet overgaan tot registratie van uw gegevens, mits de inschatting is dat hier sprake is van een vitaal belang (art 6.1. AVG).
Wij maakten met onze partners/melders afspraken dat zij alleen kunnen melden en informatie verstrekken als zij u hebben geïnformeerd en toestemming hebben.
Als de melder zonder toestemming van u meldt, dan moet worden aangegeven waarom toestemming ontbreekt. Wij zijn gehouden u binnen een periode van 1 maand te informeren over het feit dat wij informatie van derden hebben ontvangen en dienen u ook te informeren over de afkomst van deze informatie.


Bewaartermijn

Uw gegevens blijven tot 5 jaar na afsluiten van het dossier beschikbaar. Na deze periode zullen wij uw dossier verwijderen uit ons registratiesysteem.


Wat zijn uw rechten m.b.t. onze registratie?

De wet AVG voorziet ook in uw rechten m.b.t. registratie van gegevens (art 15 t/m 22 AVG)

  • Recht van inzage
    U heeft ten aller tijde recht om inzage te vragen in uw dossier binnen het Sociaal Portaal
  • Recht op rectificatie
    U heeft er recht op dat uw gegevens worden gecorrigeerd in uw dossier
  • Recht op Vergetelheid
    U heeft recht op het laten verwijderen van uw dossier uit ons registratie systeem
  • Recht op beperking van verwerking
    Indien u een grens wilt aangeven op de te verwerken gegevens dan mag u dit aangeven
  • Recht op bezwaar
    U kunt bezwaar maken op de inhoud van uw dossier
  • Recht op klacht
    U heeft recht om een klacht in te dienen bij verwerkingsverantwoordelijke

Wat moet u doen om gebruik te kunnen maken van uw recht

Indien u gebruik wilt maken van uw recht op bovenstaande genoemde onderdelen dan kunt u dit als volgt doen:

U dient een schriftelijk verzoek in bij de verwerkingsverantwoordelijke persoon/organisatie In het geval het Sociaal Portaal is dit een verzoek aan:

College van B&W gemeente Hendrik-Ido-Ambacht
Postbus 34
3340 AA Hendrik-Ido-Ambacht

In uw verzoek geeft u aan van welk recht u gebruik wenst te maken in dit kader, op grond van de Wet AVG. Tevens dient u zich te identificeren met een geldend legitimatiebewijs
Het college zal uw verzoek overdragen aan de coördinator Sociaal Portaal voor afhandeling van uw verzoek.
Binnen 1 maand na ontvangst van uw verzoek zullen wij u berichten over uw verzoek Bij inwilliging van uw verzoek dienen wij ten aller tijde rekening te houden met de vraag of, door uw verzoek in te willigen, er enige schade kan ontstaan voor derden. Dit kan invloed hebben op ons besluit.
Als wij overgaan tot het overhandigen van informatie, dan zal dit in een persoonlijk gesprek plaatsvinden. U dient zich hierbij te identificeren met een geldend, origineel legitimatiebewijs


Verwerkingsverantwoordelijke:

Het college van B&W Hendrik-Ido-Ambacht is aangewezen als verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevensregistratie van het Sociaal portaal
m.b.t. de verwerking van gegevens is een verwerkingsovereenkomst afgesloten met C3 group te Leerdam, zijnde de leverancier van het registratiesysteem.

Als hoofdovereenkomst/convenant ten grondslag aan het Sociaal Wijkteam/Jeugdteam is er een recent convenant afgesloten met de volgende partners:

  • Dienst Gezondheid & Jeugd ZHZ
  • Stichting jeugdteams
  • Rivas Zorggroep
  • Vivenz
  • Eleos
  • MEE Plus
  • Yulius
  • De Blije Borgh

Aldus opgesteld en vastgesteld te Hendrik-Ido-Ambacht